Obrigatório desde janeiro deste ano, o programa eSocial é a nova forma de prestação de informações relacionadas ao universo do trabalho, integrando a rotina de mais de 18 milhões de empregadores e 44 milhões de trabalhadores. Trata-se de um projeto conjunto do governo federal que conjuga Receita Federal, Ministério do Trabalho e Caixa Econômica Federal e que possibilitará que todas as empresas brasileiras cumpram suas obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias de forma unificada e organizada.

Quando o programa estiver totalmente implementado, no lugar de preencher 15 obrigações separadamente – como Rais (Relação Anual de Informações Sociais) e Dirf (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte) –, os empregadores precisarão abastecer um único sistema. 

Até o fim deste mês, as mais de 14.400 empresas com faturamento superior a R$ 78 milhões precisam fornecer seus dados cadastrais pelo eSocial. A partir de 16 de julho, as demais empresas brasileiras (cerca de 4 milhões de empregadores) devem se adequar ao programa, incluindo os integrantes do Simples Nacional, MEIs (microempreendedores individuais) com funcionários e empregadores pessoas físicas. Em 2019, ingressarão os órgãos públicos. 

O assessor especial para o eSocial e auditor-fiscal da Receita Federal, Altemir Linhares de Melo, explica que o programa é muito mais que um novo sistema tecnológico, e sim “uma importante ferramenta de desburocratização para as empresas e para o governo”. Segundo ele, o programa não introduz nenhuma nova obrigação ao setor empresarial. 

O envio de dados está sendo feito por partes, em cinco fases. Na primeira, o sistema recebe apenas as informações cadastrais dos empregadores e as relativas às suas tabelas, tais como estabelecimentos, rubricas, cargos etc. Na segunda, que passa a valer a partir de março para as empresas com faturamento superior a R$ 78 milhões, é feito o envio dos eventos não periódicos – dados sobre os trabalhadores e seus vínculos trabalhistas (admissões e desligamentos, por exemplo). 

Na sequência, passa a ser obrigatório o envio das folhas de pagamento, e, em uma quarta fase, a Guia de Informações à Previdência Social será substituída pelo novo sistema. Na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde do trabalhador. Confira o calendário abaixo.

A migração completa para o eSocial requer que as empresas atualizem bancos de dados, adéquem softwares e passem a coletar informações que hoje não são necessárias – e essa tem sido, até então, a maior dificuldade para o cumprimento do prazo. Por esse motivo, Altemir Melo salienta que é importante se preparar desde já (mesmo aqueles que só começarão a fornecer as informações a partir de julho). 

“Contribuintes podem, e devem, se antecipar à exigência governamental. Algumas recomendações são importantes, como atualizar seus sistemas internos de informática. Essa recomendação só vale para aqueles que já possuam sistemas para controlar os registros trabalhistas e a folha de pagamento”, explica o auditor-fiscal.

Ele reforça que os demais empregadores que não disponham de uma estrutura tecnológica mais robusta poderão utilizar a página do eSocial, onde irão inserir as informações diretamente no sistema e tirar dúvidas. “Outra recomendação importante é a necessidade de atualizar os cadastros de trabalhadores. Para isso, é interessante realizar uma qualificação prévia disponível no site do eSocial.” 

As empresas que não enviarem os dados estão sujeitas à multa e a penalidades. A multa é de R$ 1,5 mil pelo não envio da escrituração digital, mas esse valor pode ser acumulado com as penalidades previstas pelas omissões das declarações que estarão sendo substituídas pelo eSocial.