As empresas com faturamento abaixo de R$ 78 milhões – incluindo os integrantes do Simples Nacional e MEIs (microempreendedores individuais) com funcionários e empregadores pessoas físicas – deverão se adequar, a partir de 16 de julho, ao programa eSocial. 

Obrigatório desde janeiro deste ano para as empresas com faturamento superior a R$ 78 milhões, o programa é a nova forma de prestação de informações relacionadas ao universo do trabalho, integrando a rotina de mais de 18 milhões de empregadores e 44 milhões de trabalhadores. Trata-se de um projeto conjunto do governo federal que conjuga Receita Federal, Ministério do Trabalho e Caixa Econômica Federal e que possibilitará que todas as empresas brasileiras cumpram suas obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias de forma unificada e organizada.

O envio de dados está sendo feito em três etapas (empresas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões; demais empresas privadas; e entes públicos), cada qual com cinco fases. Na primeira fase, o sistema recebe apenas as informações cadastrais dos empregadores e as relativas às suas tabelas, tais como estabelecimentos, rubricas, cargos etc. Na segunda, é feito o envio dos eventos não periódicos – dados sobre os trabalhadores e seus vínculos trabalhistas (admissões e desligamentos, por exemplo). Na sequência, passa a ser obrigatório o envio das folhas de pagamento, e, em uma quarta fase, a Guia de Informações à Previdência Social será substituída pelo novo sistema. Na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde do trabalhador. 

De acordo com a Receita Federal, é importante que as empresas se antecipem à exigência governamental. Para isso, o sistema conta com uma etapa preparatória de qualificação cadastral, na qual é possível enviar as informações para o governo sem ter nenhum efeito jurídico.

Quando for totalmente implementado, em vez de preencher 15 obrigações separadamente – como Rais (Relação Anual de Informações Sociais) e Dirf (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte) –, o abastecimento de dados será feito em um único sistema. 

As empresas que não enviarem os dados em atendimento ao cronograma estão sujeitas à multa e a penalidades legais. Segundo a Receita Federal, as práticas em desacordo com a legislação – realizadas em qualquer uma das cinco fases – impossibilitarão a empresa de seguir adiante no processo de envio de obrigações.